Googleドキュメント使っていますか？
Googleドキュメントは、wordのように文章を作成するのに適したGoogleサービスです。
ただ、wordと同じような使い方だけになっていませんか？
もしそうであれば、Googleのドキュメントが使いにくいと感じる事も多いのではないでしょうか？
今回は、Googleドキュメントとwordとの違い・時短＋クオリティアップに使える方法についてお伝えしていこうと思っています。
ネットの中には、「wordとGoogleのドキュメントの違い」って、いくつか出てくるのですが、私の中では「そうじゃないんだよ！」と思ってしまうので、今回自分で記事にしてみました。
ちなみに、「word→Google drive→別端末でwordとして開く方法」については、以前の記事で紹介していますので、気になる方はそちらもご参照下さい。
word、Googleドキュメントで何が出来る？共通の機能とは。
・文章の作成・管理ができる
・チラシや案内などを作成できる（無料で使用できるテンプレがある）
・作成した文章をPDF化することが出来る
・ハイパーリンク（URL）の貼り付けが出来る
上記の機能があります。
ただ、使用するユーザーにとって頭を悩ます事が、
wordは有料！Googleドキュメントは無料！という事。
職場でwordを使用される会社も多いのではないでしょうか？確かにwordは文章作成に適したソフトです！
ただ家で少し使いたい時に、家のパソコンにwordが入っていないと「そのために買う？」ってなりませんか？
ちなみに、wordは単体で購入しようとすると15,984円（税込）です。
word・Excel・Outlook・PowerPointまで購入しようと思うと38,284円です。
サブスクのMicrosoft 365 Personalであれば、年間12,984円。月額で申し込むと月1,284円です。
全然購入に対して、抵抗ありません！っていう人は別に構わないのですが、私はわがままなので、
「無料で使いたい！でも、セキュリティは保証してほしいし、wordのように使いたい！」っと、昔から思っていました。
結果的に、今は家では無料のGoogleドキュメントで落ち着いています。
word？Googleドキュメント？何が違う？
簡単にwordとGoogleドキュメントの違いをまとめます。
word
・会社：Microsoft
・ソフトの導入：基本端末本体にインストール
・保存先：端末本体
・機能：文章を書くソフトの中では使いやすいソフト。
☆文章以外にも画像・URLなどの挿入も出来、資料作成に最適
・Windowsパソコンでは初期から入っているものも多い
Googleドキュメント
・会社：Google
・ソフトの導入：クラウド上
・保存先：クラウド上
・機能：文章を書く事はword同様に作成可能
☆遠隔地にいる人とでも数人で同時編集が出来る
☆メンション（@〇〇さん）を使って通知する事が出来る
・使用するためにはGoogleアカウントを作成する必要がある（これも無料）
私なりの使い分け
・自分だけがデータを持って編集する時は、word。（持ち出し不可のものなど）
・誰かとデータを共有したり、編集する時はGoogleドキュメント
のように、主に会社のデータはwordで作成する事が多いです。
wordでも共同編集が出来るのですが、今回はややこしくなるので掘り下げるのはやめます。
もちろん、word→Googleドキュメントにデータを変更することや、Googleドキュメント→wordに変更する事も可能ですが、互換性はあるものの細かな部分のズレが生じてしまうため、あまり使っていません。
wordにあってGoogleドキュメントで使えない機能
私の周りではwordを使い慣れている人が多く、急にGoogleドキュメントで作成すると使い勝手が悪い事が生じます。
その例と、解決策についてお伝えします。
例１ wordのテキストボックスが使えない
テキストボックスは枠を挿入し、その中で文章や画像を入れることで配置移動がしやすくなる機能ですが、Googleドキュメントではテキストボックスが存在しません。
解決策：図形描画を使用する。Googleドキュメントの「挿入」から「描画」「新規作成」を選択します。そうするとこういう画面になりますので、[T]のところから文章を作成して、保存をして終了するとwordのようなテキストボックスを作成することが出来ます。
注意点として、図形描画では文章も図も作成は可能ですが、「作成されたもの」として保存されますので、Googleドキュメントで使用できますが、一度図形描画で作成したものを再編集が必要になった時に、改めて図形描画上で編集しないといけないという手間がかかります。
例２ レイアウトの編集がめんどう
wordでは余白の設定は「狭い」「やや狭い」「広い」のようにあらかじめ設定が準備されているのですが、Googleドキュメントでは自分で余白の設定をしないといけません。「ファイル」→「ページ設定」を指定していくとこんな感じ。
「いや余白の数値をどのくらいが適正か知らんがな！」という声も聞こえてきそうですが、きれいに余白を狭くしたり、広くしたりしたい時、困りますよね。
解決策：余白に限らずレイアウトの編集に関しては、Googleドキュメントでも可能ですが、wordの方がやりやすかったりします。また、wordでは出来るけどGoogleドキュメントではない！という設定もありますので、もし困るようであれば、私は「事前にレイアウトだけはwordで作成して、Googleドキュメントに後で変更する。」といった使い方をする事もあります。
ズレが生じる事も踏まえると、最終手段としてですけどね。
Googleドキュメントの使える「時短＋クオリティアップ」機能
作成したい資料を、１人ではなく複数人で作成し、その場でコンセンサスを得る事が出来れば、「時短＋クオリティアップ」が実現出来ると思いませんか？
ただ、その都度メールのやり取りをするなんてしているとめんどうですよね。ですので、１つの資料を同時に操作をしながら、その場でコンセンサスを得る方法についてご紹介します。
資料の共有方法
Googleドキュメントを立ち上げた際に右上にある「共有」をクリックすると共有相手の指定する画面になります。そこで共有したい相手を選択し「完了」すればOK！
相手にはメールで共有する資料が送られます。（メールアドレスを知っている必要があります。Googleの「連絡先」に入れている人であれば選択しやすいです。）
メンション
作成された文章に対して、コメントをして作成者に知らせたい！っていう時に使います。方法は、コメントをしたい文章を選択した状態で「コメントを追加」をクリック。コメントを打ち込む画面が出てきますので、そこで「＠」を入力し知らせたい人を選択してコメント入力をし、「コメント」をクリック。そうすると＠で指定した相手にメールで通知が届きます。
こんな感じです。↓
ハイパードキュメントの挿入
画像や動画、MAPなどの挿入の手段として、ハイパードキュメントがあります。
例えば、スカイツリーについてです。
このように直接確認できるようなリンクを挿入する事が出来ます。
紙のパンフレットでは出来ない、直接リンクへ飛ぶという紹介が出来るようになります。
「ドキュメントで作成したものから、更に詳細の説明動画へ」なんていう事も可能になります。
それから、自身のGoogleDriveの中にあるデータを貼り付けることもGoogleドキュメントでは容易に出来ます。↓
データ探索
意外と知らないGoogleドキュメントの機能ですが、ドキュメントを開いて右下の方に星印の吹き出しみたいなのがあるのを知っていますか？それです！
このデータ探索で検索をかけると
Google Drive上に入っているデータやweb検索でひっかかった内容まですぐに検索し、そのままGoogleドキュメントに挿入する事が出来ます。
しかも、ここでの「画像」は営利目的での使用が可能なものばかりですので、ブログ記事でも使用できます。
最後に
今回は、これまでの私の経験から「Googleドキュメントって使いにくい」という声が多かったため、wordとの共通機能・違う機能・意外と使える便利な機能までご紹介しました。
今回ご紹介した機能についてはGoogleドキュメント以外の他のGoogleサービス（スプレッドシートやスライド）でも使用する事が出来る機能も多いですので、是非使ってみて下さい。
あなたの仕事で、「時短＋クオリティアップ」のきっかけになれば幸いです。
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